Một trong những khoản chi phí dễ bị bỏ sót nhất trong vận tải

Trong hoạt động vận tải, doanh nghiệp thường theo dõi rất sát các chỉ số như doanh thu, nhiên liệu, năng suất phương tiện hay hiệu quả điều phối. Đây đều là những yếu tố có tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh và thường xuyên xuất hiện trong các báo cáo quản trị.

Tuy nhiên, có một nhóm chi phí khác ít được chú ý hơn nhưng lại ảnh hưởng không nhỏ đến tổng chi phí khai thác đội xe. Đó là các chi phí liên quan đến bảo dưỡng và thay thế vật tư, trong đó lốp xe là một ví dụ điển hình.

Đối với một phương tiện vận tải, lốp là bộ phận làm việc liên tục trong suốt quá trình khai thác. Tình trạng của lốp chịu tác động trực tiếp từ tải trọng hàng hóa, điều kiện mặt đường, tần suất vận hành, chất lượng bảo dưỡng và cách sử dụng phương tiện. Chính vì vậy, tuổi thọ của lốp không chỉ phản ánh chất lượng sản phẩm mà còn phản ánh hiệu quả khai thác của cả chiếc xe.

Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp chỉ nhận thấy vấn đề khi chi phí thay lốp bắt đầu tăng lên hoặc phương tiện xuất hiện các dấu hiệu hao mòn bất thường. Lúc này, việc xác định nguyên nhân thường gặp nhiều khó khăn do dữ liệu lịch sử không được lưu trữ đầy đủ hoặc nằm rải rác ở nhiều nơi khác nhau.

Bài toán của doanh nghiệp không phải thiếu dữ liệu mà là dữ liệu chưa được quản lý tập trung

Hầu hết các doanh nghiệp vận tải đều có thông tin liên quan đến việc thay lốp. Mỗi lần phát sinh đều có hóa đơn, chứng từ, hồ sơ bảo dưỡng hoặc ghi nhận từ bộ phận quản lý phương tiện. Tuy nhiên, các dữ liệu này thường tồn tại dưới dạng hồ sơ nghiệp vụ phục vụ công tác thanh toán và lưu trữ thay vì trở thành dữ liệu quản trị có thể khai thác lâu dài.

Khi cần kiểm tra lịch sử sử dụng của một bộ lốp, đánh giá hiệu quả khai thác giữa các dòng lốp khác nhau hoặc rà soát chi phí bảo dưỡng của từng phương tiện, bộ phận quản lý thường phải tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Công việc này không chỉ mất thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ thiếu sót hoặc sai lệch dữ liệu.

Đối với những doanh nghiệp sở hữu đội xe lớn, việc thiếu một hệ thống quản lý tập trung khiến quá trình theo dõi vòng đời sử dụng lốp gần như phụ thuộc vào kinh nghiệm của người quản lý. Điều này làm giảm khả năng kiểm soát chi phí cũng như khó phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường trong quá trình vận hành.

Đó cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển từ cách quản lý bảo dưỡng truyền thống sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu.

Quản lý lốp xe trên CETA: Theo dõi toàn bộ vòng đời sử dụng lốp theo từng phương tiện

Được phát triển từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp vận tải, tính năng Quản lý lốp xe trên CETA cho phép số hóa toàn bộ thông tin liên quan đến quá trình sử dụng và thay thế lốp trên từng phương tiện.

Mỗi lần lắp mới hoặc thay thế, thông tin được ghi nhận và lưu trữ tập trung trên hệ thống thay vì nằm rải rác ở nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Toàn bộ lịch sử sử dụng được gắn trực tiếp với từng xe, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi quá trình khai thác trong suốt vòng đời của lốp.

Khác với cách quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc Excel, dữ liệu trên CETA được tổ chức thành một lịch sử xuyên suốt. Người quản lý có thể nhanh chóng tra cứu thời điểm thay lốp, thời gian sử dụng, quãng đường vận hành, chi phí phát sinh cũng như các tài liệu liên quan chỉ trên một nền tảng duy nhất.

Một ưu điểm quan trọng của hệ thống là khả năng cập nhật dữ liệu linh hoạt từ nhiều điểm phát sinh.

Trong trường hợp thay lốp trực tiếp ngoài hiện trường, tài xế có thể ghi nhận thông tin ngay trên ứng dụng di động. Dữ liệu sau đó được đồng bộ tức thời về hệ thống Web Admin để bộ phận điều hành theo dõi và quản lý tập trung.

Đối với các trường hợp nhập dữ liệu ban đầu hoặc cập nhật từ bộ phận quản lý phương tiện, người dùng cũng có thể thực hiện trực tiếp trên Web Admin. Nhờ đó, toàn bộ lịch sử sử dụng lốp của đội xe luôn được duy trì đồng nhất và đầy đủ trên cùng một hệ thống.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý hoạt động thay lốp mà còn hình thành được một lớp dữ liệu vận hành có giá trị theo thời gian.

Khi dữ liệu bảo dưỡng trở thành dữ liệu quản trị

Giá trị lớn nhất của tính năng Quản lý lốp xe không nằm ở việc số hóa một biểu mẫu nhập liệu.

Điều quan trọng hơn là khả năng biến những thông tin vốn chỉ phục vụ công tác bảo dưỡng thành dữ liệu phục vụ quản trị vận hành.

Khi lịch sử sử dụng lốp được ghi nhận đầy đủ và xuyên suốt, doanh nghiệp bắt đầu có thêm cơ sở để đánh giá hiệu quả khai thác đội xe theo góc nhìn dữ liệu. Những phương tiện có tỷ lệ hao mòn bất thường sẽ dễ dàng được nhận diện hơn. Các khoản chi phí phát sinh cũng trở nên minh bạch và dễ kiểm soát hơn. Bộ phận quản lý có thể rà soát lịch sử sử dụng, đối chiếu chi phí và đánh giá hiệu quả khai thác dựa trên dữ liệu thực tế thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào cảm nhận hoặc kinh nghiệm cá nhân.

Đây cũng là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp từng bước xây dựng quy trình bảo dưỡng chủ động. Thay vì chỉ xử lý khi phát sinh sự cố, nhà quản lý có thể dựa trên lịch sử vận hành để đưa ra các kế hoạch kiểm tra và thay thế phù hợp hơn với thực tế khai thác.

Trong bối cảnh chi phí vận tải ngày càng chịu áp lực từ nhiều phía, khả năng kiểm soát những khoản chi phí lặp lại hàng ngày đang trở thành một lợi thế cạnh tranh quan trọng. Những dữ liệu tưởng chừng nhỏ như lịch sử sử dụng lốp xe, khi được quản lý đúng cách, hoàn toàn có thể mang lại những giá trị đáng kể cho công tác điều hành.

Kết luận

Lốp xe từ lâu đã được xem là một hạng mục bảo dưỡng quen thuộc trong vận tải. Tuy nhiên, dưới góc nhìn quản trị hiện đại, đây không chỉ là vật tư tiêu hao mà còn là một nguồn dữ liệu phản ánh trực tiếp chất lượng khai thác phương tiện và hiệu quả vận hành đội xe.

Với tính năng Quản lý lốp xe, CETA giúp doanh nghiệp tập trung hóa dữ liệu, theo dõi toàn bộ vòng đời sử dụng lốp trên từng phương tiện và kết nối thông tin từ hiện trường đến bộ phận điều hành trên cùng một nền tảng. Khi dữ liệu được lưu trữ đầy đủ, cập nhật kịp thời và dễ dàng khai thác, doanh nghiệp không chỉ quản lý bảo dưỡng hiệu quả hơn mà còn có thêm cơ sở để kiểm soát chi phí, tối ưu vận hành và nâng cao hiệu quả khai thác đội xe trong dài hạn.