Trong hoạt động vận tải, xăng dầu là một trong những khoản chi phí lớn nhất và phát sinh liên tục theo từng phương tiện. Khi quy mô đội xe tăng, bài toán quản lý nhiên liệu cũng trở nên phức tạp hơn. Doanh nghiệp không chỉ cần thống kê tổng lượng xăng dầu đã cấp mà còn phải theo dõi cụ thể nhiên liệu được cấp cho xe nào, mức tiêu hao thực tế ra sao và liệu có phát sinh chênh lệch bất thường trong quá trình vận hành hay không.

Tại Nghi Sơn Logistics, CETA được sử dụng trong quản lý hoạt động vận tải, trong khi SmartGas đảm nhiệm nghiệp vụ quản lý trạm xăng dầu. Từ nhu cầu đối chiếu dữ liệu nhiên liệu với hoạt động thực tế của đội xe, CETA đã phối hợp cùng Nghi Sơn Logistics triển khai tích hợp hai hệ thống. Mục tiêu rất cụ thể: đưa dữ liệu cấp nhiên liệu từ SmartGas vào quá trình quản lý phương tiện trên CETA, giảm công việc tổng hợp thủ công và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát mức tiêu hao sát hơn.

BÀI TOÁN KHI DỮ LIỆU XĂNG DẦU VÀ VẬN TẢI NẰM TRÊN HAI HỆ THỐNG

SmartGas và CETA được xây dựng để giải quyết hai nghiệp vụ khác nhau. SmartGas quản lý hoạt động tại trạm xăng dầu, ghi nhận dữ liệu phát sinh trong quá trình cấp nhiên liệu. Trong khi đó, CETA quản lý các hoạt động vận tải như đơn hàng, chuyến xe, phương tiện, tài xế và quá trình vận hành đội xe.

Khi hoạt động độc lập, mỗi hệ thống vẫn đáp ứng tốt nghiệp vụ riêng. Tuy nhiên, dữ liệu nhiên liệu và dữ liệu vận tải lại có mối liên hệ trực tiếp. Một lượt cấp dầu luôn gắn với một phương tiện cụ thể, còn mức tiêu hao nhiên liệu chỉ có thể được đánh giá chính xác khi đặt trong điều kiện vận hành thực tế của phương tiện đó.

Nếu hai nguồn dữ liệu tách biệt, bộ phận quản lý phải xuất dữ liệu từ SmartGas, lấy thông tin phương tiện và hoạt động vận tải từ CETA, sau đó thực hiện tổng hợp và đối chiếu. Với đội xe lớn và số lượt cấp nhiên liệu phát sinh liên tục, khối lượng dữ liệu cần xử lý ngày càng nhiều. Việc kiểm tra thủ công không chỉ mất thời gian mà còn khiến doanh nghiệp khó theo dõi thường xuyên các trường hợp chênh lệch.

Từ thực tế này, yêu cầu đặt ra không phải là xây dựng thêm một phần mềm quản lý xăng dầu mới. Nghi Sơn Logistics cần kết nối hệ thống quản lý trạm xăng hiện có với dữ liệu vận tải để thông tin có thể được sử dụng trực tiếp trong quá trình quản lý đội xe.

CETA TÍCH HỢP SMARTGAS, KẾT NỐI DỮ LIỆU CẤP DẦU VỚI TỪNG PHƯƠNG TIỆN

Để giải quyết bài toán trên, CETA thực hiện tích hợp với SmartGas. Dữ liệu cấp nhiên liệu được ghi nhận từ hệ thống quản lý trạm xăng được kết nối với thông tin phương tiện trên CETA, qua đó tạo mối liên hệ giữa hoạt động cấp dầu và hoạt động vận tải.

Thay vì tồn tại như một số liệu riêng tại trạm xăng, mỗi dữ liệu cấp nhiên liệu có thể được đối chiếu theo phương tiện tương ứng. Bộ phận quản lý có cơ sở theo dõi một xe đã được cấp bao nhiêu nhiên liệu trong từng khoảng thời gian và so sánh với dữ liệu vận hành đang được quản lý trên CETA.

Việc tích hợp cũng giúp giảm các bước xuất, nhập và ghép dữ liệu thủ công giữa hai hệ thống. Nhân sự không cần duy trì thêm nhiều bảng tổng hợp riêng chỉ để xác định lượng nhiên liệu phát sinh theo từng xe. Dữ liệu từ SmartGas được đưa vào đúng đối tượng quản lý trên CETA là phương tiện, giúp quá trình tra cứu và kiểm tra thuận tiện hơn.

Đặc biệt với doanh nghiệp có đội xe lớn, việc tổ chức dữ liệu theo từng phương tiện giúp bộ phận quản lý đi thẳng vào các trường hợp cần kiểm tra. Thay vì bắt đầu từ tổng lượng xăng dầu đã cấp rồi lần ngược lại từng xe, doanh nghiệp có thể theo dõi trực tiếp lịch sử và số liệu nhiên liệu liên quan đến phương tiện cần rà soát.

KIỂM SOÁT MỨC TIÊU HAO DỰA TRÊN DỮ LIỆU VẬN HÀNH THỰC TẾ

Giá trị của việc tích hợp không nằm ở việc CETA có thêm một màn hình hiển thị dữ liệu xăng dầu. Mục tiêu chính là sử dụng dữ liệu nhiên liệu để phục vụ việc kiểm soát hoạt động của đội xe. Khi dữ liệu cấp dầu được liên kết với phương tiện, Nghi Sơn Logistics có thể theo dõi lượng nhiên liệu phát sinh theo từng xe và từng giai đoạn vận hành. Các số liệu này tạo cơ sở để đối chiếu với định mức quản lý, so sánh giữa các phương tiện cùng nhóm hoặc kiểm tra những biến động bất thường về mức tiêu hao.

Chẳng hạn, một phương tiện có lượng nhiên liệu sử dụng tăng liên tục nhưng hoạt động vận tải không có biến động tương ứng. Hoặc hai xe có đặc điểm và điều kiện khai thác tương tự nhưng mức tiêu hao nhiên liệu chênh lệch lớn. Đây là những trường hợp bộ phận quản lý cần đi sâu kiểm tra thay vì chờ đến cuối kỳ mới phát hiện thông qua báo cáo tổng chi phí.

Tất nhiên, chênh lệch nhiên liệu có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Tình trạng kỹ thuật của xe, tải trọng, điều kiện vận hành, cách điều khiển phương tiện hay định mức đang áp dụng đều có thể ảnh hưởng đến mức tiêu hao. Vì vậy, hệ thống không tự động đưa ra kết luận rằng một phương tiện đang có vấn đề. Dữ liệu được kết nối giúp doanh nghiệp xác định đúng trường hợp cần rà soát và có thông tin để kiểm tra nguyên nhân cụ thể.

Qua đó, việc quản lý xăng dầu chuyển từ thống kê số liệu đã phát sinh sang theo dõi mức sử dụng nhiên liệu theo từng phương tiện. Bộ phận quản lý có thể kiểm tra sớm hơn, tập trung vào các trường hợp có chênh lệch và giảm thời gian xử lý dữ liệu trước khi đưa ra đánh giá.

TÍCH HỢP THEO HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐANG SỬ DỤNG

Một trong những vấn đề thường gặp khi triển khai phần mềm quản lý là doanh nghiệp đã có nhiều hệ thống chuyên biệt phục vụ từng nghiệp vụ. Việc yêu cầu thay thế toàn bộ phần mềm hiện có không chỉ tốn thời gian mà còn có thể ảnh hưởng đến quy trình đang vận hành ổn định.

Tại Nghi Sơn Logistics, SmartGas tiếp tục đảm nhiệm nghiệp vụ quản lý trạm xăng dầu. CETA không thay thế hệ thống này mà thực hiện kết nối dữ liệu cần thiết để phục vụ quản lý vận tải. Mỗi phần mềm tiếp tục thực hiện đúng nghiệp vụ của mình, trong khi dữ liệu được liên thông theo nhu cầu quản lý thực tế của doanh nghiệp.

Cách triển khai này cũng thể hiện hướng phát triển của CETA trong các dự án TMS. Thay vì buộc doanh nghiệp đưa tất cả nghiệp vụ lên một phần mềm duy nhất, CETA có thể kết nối với các hệ thống sẵn có thông qua bài toán tích hợp dữ liệu. Điều quan trọng là xác định dữ liệu nào cần kết nối và dữ liệu đó được sử dụng như thế nào trong quy trình vận tải.

Với Nghi Sơn Logistics, bài toán là dữ liệu cấp nhiên liệu. Việc tích hợp SmartGas giúp thông tin phát sinh tại trạm xăng được kết nối với từng phương tiện trên CETA, từ đó hỗ trợ theo dõi mức tiêu hao và kiểm tra chênh lệch dựa trên dữ liệu thực tế.

KẾT LUẬN

Tích hợp SmartGas với CETA không làm thay đổi nghiệp vụ quản lý trạm xăng dầu của Nghi Sơn Logistics. Điểm thay đổi nằm ở cách dữ liệu nhiên liệu được sử dụng trong quản lý vận tải.

Thay vì dữ liệu cấp dầu chỉ được theo dõi riêng tại trạm xăng, thông tin được kết nối với phương tiện trên CETA để phục vụ kiểm tra và đối chiếu. Doanh nghiệp giảm các bước tổng hợp thủ công, theo dõi lượng nhiên liệu theo từng xe và có cơ sở phát hiện sớm những trường hợp mức tiêu hao cần được rà soát.

Với doanh nghiệp vận tải, quản lý xăng dầu không chỉ là ghi nhận đã cấp bao nhiêu lít. Quan trọng hơn là kết nối lượng nhiên liệu đó với chính phương tiện đang sử dụng và hoạt động vận tải thực tế. Việc tích hợp CETA và SmartGas tại Nghi Sơn Logistics được triển khai để giải quyết đúng bài toán này.