Trong bối cảnh các doanh nghiệp vận tải đang đối mặt với nhiều thách thức về quản lý thông tin và dữ liệu, việc áp dụng các giải pháp công nghệ để tối ưu hóa quy trình làm việc là điều không thể thiếu. Một trong những tính năng nổi bật trong phần mềm quản lý CETA là Tùy chỉnh Mẫu Báo cáo, giúp các doanh nghiệp vận tải dễ dàng điều chỉnh và xuất báo cáo theo nhu cầu riêng biệt của từng bộ phận hay đối tác.

Tính năng này không chỉ đơn giản hóa quy trình báo cáo mà còn nâng cao tính linh hoạt trong quản lý thông tin, đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong việc xử lý dữ liệu một cách chính xác và chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu phân tích lợi ích, ứng dụng thực tiễn và tác động của tính năng Tùy chỉnh Mẫu Báo cáo trong phần mềm CETA đối với các doanh nghiệp vận tải.

1. Lợi ích của Mẫu báo cáo tùy chỉnh (In mẫu)

Một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý thông tin của doanh nghiệp vận tải là khả năng điều chỉnh báo cáo sao cho phù hợp với từng nhu cầu cụ thể. Tính năng Tùy chỉnh Mẫu Báo cáo trong phần mềm CETA cho phép người dùng tự tạo ra các mẫu báo cáo đặc thù, từ báo cáo nội bộ cho đến báo cáo phục vụ khách hàng hay xuất bảng kê thanh toán cho nhà thầu phụ.

Với CETA, người dùng có thể dễ dàng thay đổi hoặc bổ sung các trường dữ liệu cần thiết mà không gặp phải sự ràng buộc hay hạn chế về cấu trúc báo cáo. Doanh nghiệp có thể tạo ra các mẫu báo cáo theo các tiêu chí riêng như: tên khách hàng, số lượng hàng hóa vận chuyển, tình trạng thanh toán, doanh thu, lợi nhuận, thời gian giao nhận theo kế hoạch/ thực tế… và nhiều thông tin khác. Điều này giúp mỗi báo cáo được xuất ra đều có sự linh hoạt trong việc trình bày và thông tin, phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận hoặc đối tác.

 Bằng cách sử dụng các mẫu báo cáo chuẩn, doanh nghiệp sẽ có khả năng kiểm soát tốt hơn về tính chính xác của dữ liệu. Các thông tin trong báo cáo sẽ được trình bày một cách rõ ràng, đồng nhất và không có sự sai sót, giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng các yêu cầu kiểm tra hoặc yêu cầu của khách hàng.

Trước đây, việc tạo báo cáo thường phải thực hiện thủ công, tốn nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, với tính năng Tùy chỉnh Mẫu Báo cáo, doanh nghiệp chỉ cần thiết lập mẫu báo cáo một lần, còn có thể đưa vào các công thức và logic tính toán sẵn, sau đó có thể dễ dàng xuất báo cáo chỉ với vài thao tác, kết hợp với các dữ liệu thực, là đã có bản báo cáo hoàn thiện. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính chính xác trong quá trình lập báo cáo.

Các báo cáo được xuất tự động từ mẫu đã thiết lập sẵn giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót do con người, đồng thời tăng tính hiệu quả trong công tác quản lý. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung vào các công việc quan trọng khác, như chăm sóc khách hàng hay cải thiện quy trình vận hành.

2. Ứng dụng thực tiễn trong ngành vận tải

Trong đơn vị vận tải, việc theo dõi và báo cáo các chỉ số liên quan đến hoạt động xe, tình hình vận chuyển, đơn hàng, doanh thu, chi phí, chứng từ, năng suất xe, bảo dưỡng, sửa chữa… là rất quan trọng để đảm bảo các phương tiện luôn trong tình trạng tốt nhất và sẵn sàng phục vụ khách hàng. CETA cung cấp các mẫu báo cáo linh hoạt cho phép doanh nghiệp tạo các báo cáo chi tiết về lượng xe, số chuyến xe, tình hình vận chuyển thực tế so với kế hoạch, doanh thu, chi phí, lợi nhuận,  sửa chữa, bảo dưỡng….

Thông qua các báo cáo này, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình trạng của đội xe, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời về việc bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế phương tiện. Việc sử dụng mẫu báo cáo tùy chỉnh giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý đội xe, giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh.

Thứ 2, xuất bảng kê cho khách hàng. Việc duy trì mối quan hệ với khách hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Tính năng Tùy chỉnh Mẫu Báo cáo giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và báo cáo các chỉ số liên quan đến khách hàng như: doanh thu, số lượng hàng hóa đã vận chuyển, tình hình vận chuyển, trạng thái đơn hàng, tình trạng thanh toán….

Thông qua các báo cáo này, các bộ phận kinh doanh và tài chính có thể theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, từ đó thực hiện các biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả. Đồng thời, các báo cáo này cũng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hợp tác với từng khách hàng, từ đó có các chiến lược phục vụ khách hàng tốt hơn.

Cuối cùng, báo cáo về nhà thầu phụ là một phần quan trọng trong việc quản lý các đối tác cung cấp dịch vụ vận tải. Phần mềm CETA giúp doanh nghiệp theo dõi các thông tin về tên nhà thầu, chuyến xe đã thực hiện, chi phí chi trả, đánh giá hiệu quả hợp tác.

Những báo cáo này không chỉ giúp doanh nghiệp giám sát và đánh giá chất lượng dịch vụ của nhà thầu phụ mà còn giúp cải thiện mối quan hệ hợp tác. Việc có sẵn các mẫu báo cáo chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê và phân tích thông tin liên quan đến các nhà thầu phụ, từ đó có những quyết định hợp tác tốt hơn trong tương lai.

Bạn có thể tham khảo cách tạo báo cáo in mẫu của CETA tại đây: https://help.ceta.vn/kb/khai-bao-thong-tin-ban-dau/web/thiet-lap-mau-in/

3. Kết Luận

Tính năng Tùy chỉnh Mẫu Báo cáo trong phần mềm CETA đã giúp doanh nghiệp vận tải tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin và báo cáo. Bằng cách cho phép tạo các mẫu báo cáo tùy chỉnh, phần mềm này giúp doanh nghiệp nâng cao tính linh hoạt, chính xác và chuyên nghiệp trong việc quản lý dữ liệu.

Không chỉ tiết kiệm thời gian, tính năng này còn giúp tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát công việc, giúp các bộ phận trong doanh nghiệp vận tải dễ dàng theo dõi và xử lý thông tin một cách hiệu quả. Trong tương lai, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, tính năng này sẽ tiếp tục được cải tiến và mở rộng, giúp doanh nghiệp vận tải ngày càng hoàn thiện hơn trong công tác quản lý và báo cáo.

Hãy để CETA đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn, giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.