Quản lý đơn hàng là quy trình mà các doanh nghiệp vận tải sử dụng để xử lý và theo dõi toàn bộ hành trình của một đơn hàng, từ lúc nó được nhận đến khi giao cho khách hàng. Quy trình này bao gồm việc lên kế hoạch, sắp xếp phương tiện, theo dõi quá trình vận chuyển và đảm bảo rằng hàng hóa đến tay người nhận đúng hạn.

Đối với các công ty vận tải, quản lý đơn hàng không chỉ đơn giản là theo dõi, mà còn phải ứng phó nhanh chóng với các tình huống phát sinh như tắc đường, thời tiết xấu, hay các vấn đề kỹ thuật. Khi khối lượng công việc lớn dần lên, các công ty cần những giải pháp thông minh để quản lý hiệu quả hơn.

Thách thức trong quản lý đơn hàng của doanh nghiệp vận tải

Lỗi trong thực hiện đơn hàng:

Quản lý đơn hàng thường được đo lường bằng  tỷ lệ giao hàng đúng hạn và sự trải nghiệm của khách hàng. Do đó lỗi trong thực hiện đơn hàng trở thành thách thức đáng kể cho doanh nghiệp.

Ngày nay, khách hàng ngày càng đòi hỏi doanh nghiệp giao hàng nhanh chóng trong vài giờ hoặc một ngày. Do đó, sự chậm trễ khi giao hàng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng.

Tuy nhiên, làm việc nhanh hơn không phải lúc nào cũng mang lại kết quả tốt hơn. Ngoài tốc độ, độ chính xác cũng đóng vai trò quan trọng trong thực hiện đơn hàng. Nếu nhân viên chọn sai sản phẩm hoặc viết sai địa chỉ, sẽ mất nhiều thời gian và chi phí để sửa chữa sai lầm và thực hiện điều chỉnh.

Thiếu thông tin cũng gây ra nhiều sai sót trong quá trình quản lý. Khi số lượng đơn hàng tăng lên (ví dụ: lên đến hàng ngàn đơn hàng mỗi tháng), các doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc cập nhật thông tin, xử lý đơn hàng, phối hợp, vận chuyển, kiểm tra tỷ lệ giao hàng đúng hạn, v.v., nếu không có một hệ thống quản lý thống nhất và minh bạch.

Quy trình thủ công và phức tạp

Theo dõi và quản lý đơn hàng vẫn được thực hiện thủ công. Quản lý phải gọi cho tài xế mỗi giờ hoặc chờ đến cuối ngày để kiểm tra trạng thái đơn hàng. Với những khó khăn trên, quản lý không có tầm nhìn tổng thể về quá trình  nhận và giao trong thời gian thực, làm cho việc quản lý không hiệu quả và không minh bạch.

Ngoài ra, quản lý đơn hàng cần kết hợp nhiều bộ phận như tài chính, chuỗi cung ứng, bán hàng, dịch vụ khách hàng, v.v. Mỗi bộ phận sẽ có quy trình làm việc và hệ thống lưu trữ, đánh giá khác nhau. Do đó, quá trình hợp tác giữa các bên mất nhiều thời gian và vẫn còn nhiều thủ tục phức tạp. Những trở ngại như thời gian sản xuất dài, giao hàng chậm, khiếu nại của khách hàng khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để giải quyết do sự tham gia của nhiều bộ phận.

Dữ liệu rời rạc và không chính xác

Hầu hết dữ liệu hiện tại trong doanh nghiệp được quản lý bởi con người và lưu trữ ở nhiều nguồn khác nhau. Mỗi tháng, doanh nghiệp mất hàng giờ để tổng hợp kết quả hoạt động và lập báo cáo. Dữ liệu không được tổng hợp thành các biểu đồ và bảng, làm cho quản lý khó phân tích hiệu quả hoạt động từ đầu đến cuối và đưa ra các giải pháp cải thiện cho lần tiếp

Tầm quan trọng của hệ thống quản lý đơn hàng

Nếu doanh nghiệp tiếp tục làm việc với các quy trình phức tạp, phân mảnh được vận hành bởi nhiều hệ thống riêng lẻ, họ sẽ gặp phải nhiều thách thức  hơn trong quản lý đơn hàng.

Hệ thống quản lý đơn hàng là một trong những giải pháp tối ưu hiện nay để cải thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Hệ thống quản lý đơn hàng là phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ hành trình của đơn hàng. Thông qua hệ thống, quản lý có thể xử lý yêu cầu đơn hàng của khách hàng, quản lý hàng tồn kho, tạo danh sách hàng hóa và phiếu đóng gói, quản lý trạng thái giao hàng và thanh toán.

Tóm lại, một hệ thống quản lý đơn hàng giúp tối ưu hóa và tự động hóa mọi thứ cần thiết để hoàn thành đơn hàng đúng hạn với chất lượng tốt nhất, đồng thời mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Đây là bốn lý do tại sao hệ thống quản lý đơn hàng là cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.

Quản lý quy trình xử lý đơn hàng từ đầu đến cuối

Doanh nghiệp có thể duy trì dịch vụ khách hàng tuyệt vời và đảm bảo giao hàng nhanh chóng và chính xác nhờ vào hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả theo dõi quy trình xử lý đơn hàng từ đầu đến cuối.

Với hệ thống này, doanh nghiệp có thể quản lý nhiều đơn hàng với độ chính xác cao, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý. Quản lý có tầm nhìn toàn diện về tất cả các giai đoạn từ lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển và giao hàng cho khách hàng. Thông tin về vị trí, lô hàng, số lượng hàng hóa, trạng thái đơn hàng, v.v., sẽ được cập nhật trong thời gian thực, giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng mọi lúc.

Khách hàng cũng có thể cập nhật trạng thái đơn hàng của họ bất cứ lúc nào để biết khi nào sẽ nhận được hàng thay vì phải chờ đợi, điều này giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng và nâng cao trải nghiệm tổng thể của họ.

Tăng năng suất và tiết kiệm thời gian

Vì hệ thống quản lý đơn hàng có thể tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho, trạng thái đơn hàng, thông tin khách hàng, v.v., khi có yêu cầu, quản lý sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian nhập liệu thủ công trong khi tăng hiệu quả trong việc hoàn thành đơn hàng một cách chính xác và đúng hạn.

Doanh nghiệp có thể truy cập lịch sử đơn hàng, lịch sử giao hàng bất cứ lúc nào và theo dõi toàn diện việc thực hiện đơn hàng trong thời gian thực. Điều này cho phép quản lý kiểm soát tất cả các quy trình trong cùng một hệ thống để khắc phục sự cố kịp thời và nhanh chóng.

Đảm bảo dữ liệu hoàn chỉnh và đáng tin cậy

Hệ thống quản lý đơn hàng sẽ theo dõi và tự động cập nhật tất cả dữ liệu liên quan đến đơn hàng và khách hàng trong từng giai đoạn, từ đó giúp quản lý nắm bắt và phân tích thông tin có sẵn và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Các doanh nghiệp có thể quản lý đơn hàng của mình hiệu quả hơn bằng cách biết được đơn hàng nào đang chờ xử lý, đơn hàng nào đang giao và đơn hàng nào đã giao thành công. Tất cả dữ liệu về doanh số, nhu cầu khách hàng, kết quả hoàn thành đơn hàng, v.v., đều được tổng hợp để giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về tình trạng kinh doanh của mình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết kịp thời.

Tạo lòng tin với khách hàng

Khách hàng ngày nay không chỉ muốn biết đơn hàng của mình đã được nhận, mà còn muốn theo dõi toàn bộ quá trình vận chuyển từ lúc rời kho đến khi giao đến tay họ. Điều này xuất phát từ nhu cầu kiểm soát và sự an tâm, đặc biệt khi đơn hàng có giá trị lớn hoặc liên quan đến thời gian giao hàng gấp. Nếu doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin cập nhật kịp thời và minh bạch, khách hàng sẽ luôn cảm thấy được quan tâm và an tâm hơn trong suốt quá trình chờ đợi.

Việc thông báo chi tiết về từng bước trong quá trình vận chuyển giúp khách hàng nắm rõ tình trạng đơn hàng của mình, từ khâu xử lý tại kho, vận chuyển đến trạng thái giao hàng cuối cùng. Điều này không chỉ giúp khách hàng biết họ đang được phục vụ một cách chuyên nghiệp mà còn giúp họ chủ động hơn trong việc chuẩn bị nhận hàng. Hơn nữa, trong trường hợp có bất kỳ sự cố nào xảy ra (chẳng hạn như giao hàng bị trễ, phương tiện gặp trục trặc), nếu doanh nghiệp cung cấp thông tin sớm và giải pháp kèm theo, khách hàng sẽ có ấn tượng tích cực, cảm thấy được tôn trọng.

Khi doanh nghiệp quản lý đơn hàng một cách minh bạch, không chỉ thông tin rõ ràng mà các thông báo cập nhật kịp thời sẽ tạo nên một mối quan hệ đáng tin cậy. Khách hàng cảm thấy họ có thể đặt niềm tin vào doanh nghiệp, từ đó phát triển mối quan hệ lâu dài. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường cạnh tranh hiện nay, nơi sự hài lòng của khách hàng là yếu tố quyết định sự thành công bền vững của doanh nghiệp. Một khách hàng hài lòng không chỉ giúp tăng tần suất mua hàng mà còn có thể giới thiệu doanh nghiệp đến với nhiều khách hàng tiềm năng khác thông qua các kênh truyền miệng hoặc đánh giá tích cực trên mạng xã hội.

Giải pháp tối ưu với phần mềm quản trị vận tải CETA

Trong bối cảnh các công ty vận tải đang đối mặt với những thách thức ngày càng phức tạp, việc áp dụng công nghệ hiện đại như phần mềm CETA là một bước đi tất yếu. CETA không chỉ giúp tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng mà còn cung cấp các giải pháp linh hoạt và toàn diện, tối ưu hóa mọi hoạt động từ nhận đơn, vận chuyển đến giao hàng. Đây là một công cụ không thể thiếu để doanh nghiệp vận tải nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ.

Đơn giản hóa quy trình

Quá trình xử lý đơn hàng từ khi nhận đến khi giao hàng bao gồm rất nhiều bước và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận. Trước đây, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng các phương pháp thủ công, dẫn đến việc dễ xảy ra sai sót và chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng.

CETA cung cấp một giải pháp toàn diện với khả năng tự động hóa hoàn toàn quy trình này. Từ khâu nhận đơn, hệ thống sẽ có các công cụ hỗ trợ  để điều hành điểu phối, lên lịch cho các phương tiện vận chuyển, phân bổ tài nguyên, và gửi thông tin đến cho tài xế. Quá trình điều phối xe cộ cũng được tự động hóa, tránh tình trạng chờ đợi và xử lý chậm trễ. Việc cập nhật thông tin về quá trình vận chuyển như thời gian khởi hành, vị trí hiện tại và trạng thái giao nhận được thực hiện một cách liên tục, giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao mà không cần can thiệp thủ công.

Nhờ tính năng này, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro do sai sót trong quá trình quản lý, đặc biệt là khi khối lượng công việc tăng cao.

Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của phần mềm CETA là khả năng theo dõi đơn hàng theo thời gian thực. Nhờ tích hợp GPS, doanh nghiệp có thể giám sát chính xác vị trí của phương tiện và đơn hàng trên mỗi hành trình. Điều này cực kỳ hữu ích trong việc duy trì sự liên kết với khách hàng và cải thiện trải nghiệm của họ.

Khi có bất kỳ sự cố nào phát sinh như tắc đường, thời tiết xấu, hoặc sự cố phương tiện, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức nhận được cảnh báo và có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Hơn nữa, hệ thống này còn có khả năng cập nhật thông tin đến khách hàng theo thời gian thực, giúp khách hàng biết rõ về tình trạng đơn hàng của họ, giảm thiểu các lo lắng và yêu cầu liên hệ từ phía khách hàng.

Việc này không chỉ giúp giữ được uy tín và sự chuyên nghiệp mà còn tối ưu hóa khả năng phản ứng nhanh của doanh nghiệp, đặc biệt trong các trường hợp khẩn cấp hoặc yêu cầu giao hàng nhanh.

Lập lộ trình vận chuyển tối ưu

Lộ trình vận chuyển là yếu tố quan trọng quyết định đến thời gian giao hàng và chi phí vận hành. Với phần mềm CETA, việc lập lộ trình không chỉ dựa vào các tuyến đường ngắn nhất mà còn tính đến các yếu tố như tình trạng giao thông, điều kiện thời tiết, và các sự cố bất ngờ có thể ảnh hưởng đến hành trình.

CETA sử dụng dữ liệu lớn (big data) để phân tích và đề xuất các tuyến đường hiệu quả nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được những đoạn đường tắc nghẽn, hạn chế tiêu hao nhiên liệu không cần thiết, và tiết kiệm thời gian giao hàng. Việc tối ưu hóa lộ trình cũng giúp giảm bớt áp lực cho tài xế, cải thiện hiệu suất làm việc và đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn mà không gặp phải rủi ro.

Điều đặc biệt, CETA còn hỗ trợ các tài xế bằng việc cung cấp các thông tin cập nhật liên tục về điều kiện đường sá, giúp họ điều chỉnh lộ trình kịp thời khi cần thiết.

Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận

Một thách thức lớn mà nhiều công ty vận tải gặp phải là việc thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận như kho bãi, vận tải và chăm sóc khách hàng. Nếu thông tin không được cập nhật đồng bộ, việc xử lý đơn hàng sẽ trở nên rườm rà, gây ra sự chậm trễ và làm giảm chất lượng dịch vụ.

CETA giải quyết vấn đề này bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu từ tất cả các bộ phận liên quan. Khi một đơn hàng được tạo ra, mọi thông tin về hàng hóa, phương tiện vận chuyển, lịch trình và trạng thái giao hàng đều được chia sẻ trong toàn bộ hệ thống. Nhờ vậy, các bộ phận có thể phối hợp một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

Sự đồng bộ này không chỉ giúp quá trình vận hành diễn ra trơn tru mà còn giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch trong việc quản lý đơn hàng. Các bộ phận như chăm sóc khách hàng có thể dễ dàng cung cấp thông tin chính xác và cập nhật về trạng thái đơn hàng khi khách hàng có yêu cầu.

Tổng hợp dữ liệu và báo cáo nhanh chóng và chính xác

Khi công nghệ được áp dụng trong hoạt động, việc thu thập và tổng hợp dữ liệu đóng vai trò quan trọng.

Hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả tận dụng công nghệ để  cập nhật và lưu trữ dữ liệu khổng lồ về đơn hàng và khách hàng mà không sợ bị thất lạc hoặc mất. Ngoài ra, hệ thống cũng cần có khả năng tổng hợp kết quả hoạt động và tạo ra nhiều biểu đồ và báo cáo khác nhau. Kết quả là, hệ thống có thể cung cấp cho quản lý thông tin chi tiết về hiệu suất đơn hàng và kịp thời đưa ra các điều chỉnh cụ thể cho từng nhu cầu và mục tiêu.

Kết luận

Phần mềm quản trị vận tải CETA không chỉ là một công cụ hỗ trợ mà còn là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp vận tải đối mặt với các thách thức hiện tại. Từ việc tự động hóa quy trình, theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, lập lộ trình tối ưu, đến khả năng xử lý linh hoạt, CETA giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc sử dụng công nghệ hiện đại như CETA không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh mà còn tạo nên một hệ thống vận hành thông minh, đáng tin cậy và bền vững.

Đăng ký CETA ngay để dùng thử miễn phí,