Hệ thống quản lý vận tải (TMS) đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp đang tìm cách nâng cao hiệu quả và tăng cường lợi nhuận trong hoạt động logistics. TMS cung cấp nền tảng phần mềm toàn diện giúp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến cuối cùng. Bằng cách tự động hóa các quy trình như lập kế hoạch lộ trình, lựa chọn nhà vận chuyển và theo dõi lô hàng, TMS cho phép các doanh nghiệp không chỉ giám sát mà còn kiểm soát chặt chẽ chi phí vận chuyển.

Mặc dù TMS mang lại nhiều lợi ích tiềm năng, tuy nhiên, một khoảng cách thường thấy giữa kỳ vọng và thực tế trong quá trình triển khai có thể dẫn đến sự thất vọng. Bài viết này sẽ phân tích sâu các kỳ vọng phổ biến và thực tế mà doanh nghiệp gặp phải khi áp dụng TMS.

Triển khai – Sự khác biệt giữa mong đợi và thực tế

Kỳ vọng: Triển khai đơn giản và liền mạch

Nhiều doanh nghiệp kỳ vọng rằng việc triển khai TMS sẽ diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và ít gặp trở ngại. Họ mong rằng hệ thống sẽ dễ dàng tích hợp với các phần mềm hiện có như ERP (Enterprise Resource Planning), WMS (Warehouse Management System), và CRM (Customer Relationship Management), yêu cầu ít thời gian và nguồn lực. Sự kỳ vọng này thường xuất phát từ các thông tin quảng cáo hoặc thiếu kinh nghiệm trong việc triển khai các hệ thống phức tạp.

Thực tế: Triển khai phức tạp và đòi hỏi nỗ lực lớn

Thực tế là việc triển khai một hệ thống TMS không hề đơn giản. Để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả, quá trình tích hợp với các hệ thống hiện có phải được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết. Điều này đòi hỏi một khối lượng lớn thời gian và nguồn lực, bao gồm cả chuyên môn kỹ thuật và quá trình đào tạo nhân viên. Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu cũng có thể phát sinh, đòi hỏi sự xử lý kịp thời để đảm bảo rằng TMS hoạt động đúng theo kế hoạch. Các doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn sàng đối mặt với những thách thức này, từ đó tránh được sự thất vọng trong quá trình triển khai.

Tiết kiệm chi phí – Kỳ vọng và thực tế

Kỳ vọng: Tiết kiệm chi phí ngay lập tức

Một trong những lý do chính để các doanh nghiệp đầu tư vào TMS là để giảm thiểu chi phí vận chuyển. Họ mong đợi rằng TMS sẽ ngay lập tức mang lại sự tiết kiệm thông qua việc tối ưu hóa các lộ trình vận chuyển, giảm thời gian giao hàng, và cải thiện lịch trình.

Thực tế: Tiết kiệm chi phí cần quá trình điều chỉnh và giám sát liên tục

Trên thực tế, tiết kiệm chi phí từ TMS không xảy ra ngay lập tức và tự động. Để đạt được hiệu quả mong muốn, hệ thống TMS cần được cấu hình và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự giám sát và điều chỉnh liên tục, đảm bảo rằng hệ thống đang được sử dụng tối ưu. Việc đánh giá và cải tiến các quy trình vận chuyển là một phần quan trọng trong việc hiện thực hóa những lợi ích mà TMS mang lại. Các công ty như Abivin đã phát triển các thuật toán tiên tiến và phân tích dữ liệu thời gian thực trong TMS của họ, cung cấp cho doanh nghiệp công cụ cần thiết để tối ưu hóa quy trình và thực sự đạt

Tầm nhìn –  Kỳ vọng về khả năng hiển thị

Kỳ vọng: Tầm nhìn thời gian thực vào chuỗi cung ứng

Các doanh nghiệp kỳ vọng TMS sẽ cung cấp khả năng hiển thị toàn diện và thời gian thực vào các lô hàng và trạng thái của chúng trong chuỗi cung ứng. Họ tin rằng điều này sẽ giúp họ giám sát tình trạng hàng hóa, phát hiện và giải quyết các vấn đề kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng.

Thực tế: Khả năng hiển thị không phải lúc nào cũng theo thời gian thực

Tuy nhiên, khả năng hiển thị mà TMS cung cấp không phải lúc nào cũng đạt đến mức độ kỳ vọng. Một số giải pháp TMS có thể không cung cấp đầy đủ chi tiết hoặc độ chính xác cần thiết, đặc biệt khi phải đối mặt với các yếu tố bên ngoài như thời tiết hoặc tình trạng giao thông có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp bổ sung để đảm bảo rằng họ có được thông tin chính xác và kịp thời nhất về tình trạng lô hàng của mình.

Tuân thủ quy định – Phức tạp hơn mong đợi

Kỳ vọng: Giảm gánh nặng tuân thủ thông qua tự động hóa

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh toàn cầu hóa ngày nay, việc tuân thủ các quy định pháp lý là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp. Họ mong đợi rằng TMS sẽ giúp giảm bớt gánh nặng này bằng cách tự động hóa các quy trình liên quan đến tài liệu hải quan, tính thuế và các yêu cầu pháp lý khác.

Thực tế: Tuân thủ vẫn là một thách thức lớn

Mặc dù TMS có thể hỗ trợ trong việc tuân thủ các quy định, nhưng quá trình này vẫn phức tạp hơn nhiều so với mong đợi. Các hệ thống TMS cần được cấu hình cẩn thận để tuân thủ các quy định pháp lý địa phương và quốc tế, và doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống đúng cách. Đối với các công ty có quy mô lớn và hoạt động trên nhiều quốc gia, việc tuân thủ quy định có thể đòi hỏi một mức độ tùy chỉnh và giám sát cao hơn. Ví dụ, TMS của CETA đã tích hợp nhiều công cụ để giảm bớt công việc giấy tờ và hỗ trợ quản lý tuân thủ theo thời gian thực, nhưng sự phức tạp khi triển khai vẫn còn tồn tại.

Kết luận

Thực tế, việc triển khai TMS là một hành trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, hiểu biết sâu sắc về các thách thức và sự cam kết từ phía doanh nghiệp. Sự không khớp giữa kỳ vọng và thực tế thường xuất phát từ sự thiếu hiểu biết về mức độ phức tạp của TMS và sự cần thiết của một quá trình triển khai được thực hiện cẩn thận. Để đạt được thành công, các doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu của mình, lựa chọn giải pháp TMS phù hợp và cam kết đầu tư vào việc điều chỉnh và tối ưu hóa liên tục. Chỉ khi đó, TMS mới có thể thực sự mang lại những giá trị và lợi ích như kỳ vọng.