10/11/2022 Bất kể một doanh nghiệp vận tải nào, dù quy mô lớn hay nhỏ đều cần quản lý đội xe hiệu quả. Và để làm được điều này, ngoài việc quản lý chặt chẽ việc vận hành đội xe thì việc quản lý sự cố, chủ động nắm bắt được các bất thường của xe cũng rất quan trọng.
Vai trò của quản lý đội xe trong doanh nghiệp vận tải
Mục tiêu của việc quản lý là đảm bảo sử dụng xe đúng mục đích, đúng nguyên tắc, có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa xe theo đúng quy trình kỹ thuật để xe luôn trong trạng thái tốt, nhằm phục vụ cho việc vận chuyển hiệu quả và an toàn. Bên cạnh đó, các chi phí xăng xe, chi phí duy trì hoạt động của xe luôn phải được kiểm tra, kiểm soát.
Quản lý đội xe là cách bao quát nhất trong việc quản lý số lượng và chất lượng xe trước, trong và sau quá trình sử dụng:
- Quản lý toàn diện, bao gồm việc bảo trì, giám sát xe, giám sát nhiên liệu, quản lý tài xế để đảm bảo sự an toàn cho tài xế và xe, giúp làm giảm đến mức tối thiểu rủi ro trong quá trình vận hành xe.
- Lập và cập nhật kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa.
- Quản lý theo dõi mua bảo hiểm xe, đăng ký, kiểm định xe theo quy định của pháp luật.
- Đảm bảo chi phí tổng thể cho quá trình vận chuyển luôn giữ mức ổn định tối thiểu.
- Giám sát hành trình xe bằng việc hỗ trợ giám sát qua hệ thống GPS để biết chính xác thời gian vận hành, vị trí hiện tại của đội xe; từ đó lên kế hoạch vận chuyển hợp lý nhất.
- Tổng hợp thông tin cơ bản về bảo trì xe cũng như cân bằng hiệu quả kinh tế: tổng số nhiên liệu đã sử dụng, số km đã đi, mức dầu, doanh thu trên từng đầu xe, từng chuyến theo các mốc thời gian.
- Quản lý tình trạng hoạt động của đội xe: Xe đang hoạt động, xe trống, xe hỏng… để từ đó có kế hoạch sử dụng xe hiệu quả.
Từ đó, ta có thể nhìn thấy mức độ phức tạp trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy cách quản lý truyền thống hoặc trên các bảng tính Excel sẽ không thể đáp ứng được khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh, mở rộng đội xe, và hơn hết là yêu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Giải pháp quản lý đội xe hiệu quả từ CETA
Hệ thống CETA cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin rất hữu ích và chi tiết về đội xe, kế hoạch bảo trì bảo dưỡng, đăng kiểm, vận hành, lệnh điều động, bảo hiểm; quản lý các vấn đề về chất lượng cho xe… giúp giảm chi phí vận hành của doanh nghiệp đến mức tối thiểu.
- Tuân thủ quy định bảo trì, bảo dưỡng
Với nhật ký bảo dưỡng được ghi nhận trong phiếu sửa chữa chi tiết và lời nhắc định kỳ, nhà quản lý sẽ không bị bỏ lỡ các lần bảo dưỡng, đăng kiểm. Hệ thống thông báo, cảnh báo tự động sẽ đảm bảo công tác bảo trì, bảo dưỡng luôn đúng hạn.
- Giám sát tài nguyên của doanh nghiệp
Điều quan trọng của việc quản lý xe là kiểm soát được việc sử dụng xe, các loại phí của xe, đảm bảo không bỏ lỡ các đợt đăng kiểm, bảo dưỡng; quản lý các xe đang sửa chữa để có phương án điều xe một cách tối ưu.
Quản lý thông tin định mức nhiên liệu theo loại xe, ràng buộc khi nhập thanh toán nhiên liệu sẽ hỗ trợ doanh nghiệp luôn nắm bắt được tình hình tiêu hao dựa trên thực tế sử dụng xe.
- Hệ thống hóa công tác quản lý, kiểm tra
Mọi thông tin liên quan đến tài sản đều được ghi nhận trong hệ thống, đảm bảo việc quản lý được sát sao; có thể truy xuất lịch sử bảo trì, bảo dưỡng, đăng kiểm, sửa chữa nhanh chóng từ hệ thống, phục vụ công tác đánh giá chất lượng, tuổi thọ xe.
Cho phép nhân viên báo cáo sự cố và tình hình kiểm tra theo thời gian thực. Đưa ra quyết định nhanh chóng bằng cách sử dụng báo cáo toàn diện và hình ảnh đính kèm.
- Hệ thống hóa cơ sở dữ liệu
Hệ thống cho phép sử dụng cơ sở dữ liệu tích hợp để quản lý thông tin của tài xế, nhà cung cấp dịch vụ và nhân viên trong tổ chức. Thêm ảnh và chi tiết liên hệ, hợp đồng cũng như các loại giấy tờ theo từng nhân viên
- Phân tích chi phí
Sử dụng các dữ liệu có sẵn để xem xét kỹ lưỡng xu hướng chi phí liên quan đến việc cung cấp nhiên liệu và bảo dưỡng để đánh giá hiệu suất của xe và hiệu suất của nhà cung cấp. Nhà quản lý có thể theo dõi hiệu suất của xe được thống kê một cách cụ thể về tổng kilomet có hàng, kilomet không hàng theo từng xe trên cơ sở những dữ liệu thực tế.
Giải pháp quản lý sự cố xe hướng tới tối ưu quản lý đội xe
Để quản lý đội xe hiệu quả thì ngoài việc quản lý chặt chẽ việc vận hành đội xe thì việc quản lý sự cố, chủ động nắm bắt được các bất thường của xe cũng rất quan trọng.
Tuy nhiên việc quản lý sự cố của xe ở hầu hết các doanh nghiệp trong các trường hợp bất thường như xe hỏng, xe công an giữ, xe tai nạn… lại chưa thực sự được hiệu quả do quản lý thủ công, rời rạc thiếu hệ thống: Bộ phận điều phối, tài xế, quản lý xe làm việc thủ công, không nắm được tình hình bao quát, mất nhiều thời gian để phát hiện và xử lý khi có sự cố bất thường xảy ra.
Trước thực tế đó, CETA cho ra mắt tính năng quản lý sự cố, cảnh báo bất thường cho xe. Theo đó, sẽ hiển thị các trạng thái: xe hỏng, xe công an giữ, tai nạn… cho phép tài xế bấm chọn ngay trên app mobile. Ngay khi tài xế bấm chọn trên app, hệ thống sẽ thông báo, cảnh báo ngay tức thì đến các phân hệ khác. Giúp cho người dùng chủ động nắm được tình hình và có phương án xử lý kịp thời.
Hệ thống sẽ thống kê, tổng hợp lại toàn bộ danh sách các xe/tài xế gặp sự cố, số lần gặp sự cố theo thời gian thực, tình trạng khắc phục, chi phí khắc phục như thế nào? cho phép cập nhật hình ảnh sát thực đính kèm theo…Tất cả các thông tin này được lưu trữ trên hệ thống, giúp cho người dùng dễ dàng trong việc tra soát, kiểm soát tình hình vận hành của đội xe, xuất báo cáo thống kê tình trạng xe…
Có thể thấy, giải pháp CETA là một giải pháp toàn vẹn trong công việc quản lý, điều phối đội xe; có thể hỗ trợ tất cả các nhu cầu, hoạt động điều phối; giám sát tài sản và nhân lực hiệu quả; nâng cao tuổi thọ của xe; tổng kết và dự toán các chi phí, tối ưu hóa quy trình vận hành.
