Trong ngành logistics, đặc biệt là lĩnh vực vận tải, tốc độ và độ chính xác trong xử lý dữ liệu đơn hàng có ý nghĩa quyết định đến hiệu suất vận hành. Nhận thấy những bất cập trong quy trình nhập liệu thủ công, CETA đã phát triển công cụ tự động đọc dữ liệu từ file kế hoạch khách hàng gửi qua email. Giải pháp này giúp tăng tốc độ lên đơn hàng, hạn chế tối đa thao tác thủ công, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.

Nhập liệu đơn hàng khó khăn – thực trạng chung của các doanh nghiệp vận tải

Trong lĩnh vực logistics, đặc biệt là vận tải hàng hóa, việc xử lý dữ liệu đơn hàng từ các đối tác luôn là một bài toán khó do thiếu sự đồng nhất trong cách gửi kế hoạch vận chuyển. Mỗi đối tác sử dụng một định dạng riêng – Excel hoặc thậm chí không có file, mà gửi luôn trong nội dung email khiến hệ thống khó có thể tự động trích xuất và xử lý dữ liệu. Không chỉ vậy, cấu trúc thông tin giữa các đơn vị cũng không đồng bộ: có đối tác cung cấp đầy đủ thời gian giao nhận, số lượng hàng hóa chi tiết, nhưng có đơn vị chỉ gửi danh sách chung chung hoặc gộp hàng theo lô mà không có thông tin cụ thể. Hệ quả là nhân sự phải xử lý thủ công, từ copy-paste dữ liệu đến đối chiếu thông tin, ngay cả khi đã có công cụ hỗ trợ chuyển đổi định dạng. Điều này không chỉ làm chậm quy trình vận hành mà còn làm tăng nguy cơ sai sót, gây áp lực lớn vào các mùa cao điểm khi số lượng đơn hàng tăng mạnh.

Điển hình như Phương Anh Logistics, một doanh nghiệp vận tải hàng hóa hợp tác với nhiều đối tác lớn. Dù đã ứng dụng hệ thống quản lý vận tải CETA, doanh nghiệp này vẫn gặp khó khăn khi mỗi hãng xe gửi kế hoạch theo một định dạng khác nhau, không có sự thống nhất về cột dữ liệu. Một số đối tác cung cấp đầy đủ thông tin giao nhận, trong khi số khác chỉ gửi danh sách hàng hóa chung chung, buộc nhân sự phải thao tác thủ công để chuẩn hóa dữ liệu. Những bất cập này cho thấy rằng, nếu không có giải pháp tự động hóa mạnh mẽ hơn, doanh nghiệp logistics sẽ khó tối ưu hóa quy trình vận hành và đảm bảo tính chính xác trong xử lý dữ liệu. Một hệ thống thông minh có khả năng tích hợp, chuẩn hóa và xử lý dữ liệu tự động sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót và đảm bảo khả năng đáp ứng khách hàng trong một thị trường ngày càng cạnh tranh. Đây không chỉ là một lựa chọn, mà là yếu tố bắt buộc để duy trì lợi thế trong ngành logistics hiện đại.

Giải Pháp Của CETA – Công cụ tự động xử lý dữ liệu đơn hàng

Công cụ mới của CETA mang đến giải pháp tự động hóa toàn diện trong quy trình xử lý dữ liệu đơn hàng, giúp doanh nghiệp logistics giảm thiểu tối đa thao tác thủ công, nâng cao hiệu suất vận hành. Thay vì nhân sự phải mất thời gian copy-paste và chuẩn hóa dữ liệu từ nhiều định dạng file khác nhau, hệ thống sẽ tự động nhận diện, trích xuất và xử lý thông tin một cách thông minh.

Cụ thể, công cụ này hoạt động theo bốn bước chính:

 Nhận diện và trích xuất dữ liệu tự động – Hệ thống AI có khả năng đọc và phân tích các định dạng file khác nhau (Excel, CSV, PDF…) mà không cần chuyển đổi thủ công;

Chuẩn hóa dữ liệu – Công cụ tự động lọc, sắp xếp lại thông tin theo đúng cấu trúc yêu cầu của hệ thống CETA, đảm bảo tính nhất quán;

 Liên kết dữ liệu với file mẫu lên đơn hàng – Hệ thống sẽ tự động ghép thông tin cần thiết vào file chuẩn, thay thế hoàn toàn việc nhập tay từng mục, tự động thực hiện các nghiệp vụ: Tách chặng, ghép chuyến, tách chuyến, gán xe…

Đẩy dữ liệu lên hệ thống chỉ với một thao tác – giúp rút ngắn thời gian xử lý, đảm bảo dữ liệu chính xác và đồng bộ, đồng thời tiến tới tự động hóa hoàn toàn khâu đẩy dữ liệu kế hoạch.

Với công cụ này, các doanh nghiệp logistics không chỉ tiết kiệm được nguồn lực mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khách hàng trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh.

Lợi ích nổi bật khi áp dụng công cụ tự động

Tăng tốc độ xử lý đơn hàng – nhanh hơn gấp nhiều lần

Với phương pháp nhập liệu thủ công, một nhân viên có thể mất từ 2-3 tiếng để xử lý một file kế hoạch đơn hàng phức tạp. Nếu doanh nghiệp phải tiếp nhận nhiều file từ nhiều đối tác khác nhau, tổng thời gian xử lý có thể lên đến cả ngày làm việc.

Công cụ tự động của CETA giúp rút ngắn quá trình này xuống chỉ còn vài phút. Nhân viên chỉ cần tải file lên hệ thống, phần mềm sẽ tự động nhận diện, chuẩn hóa và đẩy đơn hàng lên hệ thống. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng chục giờ lao động mỗi tuần mà còn tăng đáng kể khả năng tiếp nhận và xử lý đơn hàng.

Loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công – đảm bảo độ chính xác cao

Nhập liệu thủ công luôn tiềm ẩn rủi ro sai sót như nhập nhầm số lượng, ghi sai mã xe, thiếu thông tin về thời gian giao hàng… Chỉ cần một lỗi nhỏ, toàn bộ quá trình giao nhận xe có thể bị ảnh hưởng, gây thiệt hại lớn về thời gian và chi phí.

Công cụ tự động của CETA có khả năng kiểm tra chéo dữ liệu, đảm bảo rằng thông tin lên đơn luôn chính xác tuyệt đối. Hệ thống sẽ phát hiện và cảnh báo ngay khi có bất kỳ sai lệch nào trong file kế hoạch so với dữ liệu chuẩn, giúp giảm thiểu tối đa rủi ro vận hành.

Giảm áp lực cho nhân sự – tận dụng hiệu quả nguồn lực

Thay vì phải dành hàng giờ để sao chép dữ liệu thủ công, nhân viên có thể tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn như giám sát vận hành, tối ưu tuyến đường hoặc chăm sóc khách hàng.

Việc tự động hóa quy trình nhập liệu cũng giúp doanh nghiệp tận dụng tốt nguồn lực mà không cần phải tuyển thêm nhân sự, đặc biệt hữu ích trong bối cảnh chi phí lao động ngày càng tăng. Doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí vận hành, vừa nâng cao hiệu quả công việc.

Linh hoạt với nhiều định dạng file – không còn rào cản trong xử lý dữ liệu

Một trong những thách thức lớn nhất khi nhập đơn hàng là sự đa dạng trong định dạng file từ các đối tác. Trước đây, doanh nghiệp phải chuyển đổi thủ công hoặc chỉnh sửa lại file, gây mất thời gian và tăng nguy cơ lỗi.

Với công cụ của CETA, hệ thống có thể tự động nhận diện và xử lý mọi loại file, bao gồm Excel, CSV, PDF, hình ảnh scan… Điều này giúp giải quyết triệt để vấn đề không đồng bộ dữ liệu, đảm bảo rằng mọi kế hoạch từ khách hàng đều có thể được đưa vào hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác.

Tăng cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ

Với khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý dữ liệu đơn hàng, doanh nghiệp logistics có thể rút ngắn thời gian vận hành, giảm thiểu sai sót và nâng cao độ chính xác trong từng khâu. Khi quy trình được tối ưu, đơn hàng được xử lý nhanh chóng, khách hàng nhận được dịch vụ tốt hơn, từ đó gia tăng sự hài lòng và nâng cao uy tín thương hiệu. Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tận dụng hiệu quả nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường đầy biến động.

Kết luận

Công cụ tự động đọc dữ liệu từ file kế hoạch khách hàng là một bước tiến quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của CETA. Chúng tôi không ngừng cải tiến để mang lại các giải pháp công nghệ tiên tiến, giúp doanh nghiệp logistics vận hành hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tối ưu thời gian xử lý đơn hàng. Với khả năng nhận diện, trích xuất và chuẩn hóa dữ liệu một cách tự động, công cụ này giúp loại bỏ các rào cản trong việc tiếp nhận thông tin đơn hàng từ nhiều đối tác có định dạng file khác nhau, nâng cao tính đồng bộ và chính xác trong toàn bộ hệ thống.

Công cụ này sẽ sớm được triển khai trên toàn bộ hệ thống CETA, hứa hẹn giúp các đối tác như Phương Anh Logistics và nhiều doanh nghiệp khác tối ưu quy trình vận hành, giảm bớt áp lực cho nhân sự và nâng cao chất lượng dịch vụ. Đây không chỉ là một bước tiến trong công nghệ quản lý vận tải mà còn là giải pháp mang tính chiến lược giúp doanh nghiệp logistics nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Hãy theo dõi CETA để cập nhật những thông tin mới nhất về công cụ này cũng như các giải pháp công nghệ tiên tiến trong trong tương lai.