29/12/2023 Tổng quan về quản lý sự cố
Đối với một doanh nghiệp vận tải có đội xe thì việc quản lý các vấn đề liên quan đến xe, đến tài xế như giấy tờ xe, giấy tờ tài xế, hạn đăng kiểm, thông tin liên quan đến sửa chữa, bảo dưỡng xe hay quản lý về sự cố là các nghiệp vụ vô cùng quan trọng. Liên quan trực tiếp đến chi phí vận hành và hiệu quả đội xe.
Quản lý sự cố là một trong các nghiệp vụ quan trọng hàng đầu, vì hoạt động này ngoài việc liên quan đến vấn đề về chi phí, thời gian khấu hao xe thì sẽ còn liên quan đến các hạng mục như các vấn đề thiệt hại nếu như trường hợp có sự cố xảy ra. Chính vì vậy, đây luôn được coi là nghiệp vụ quan trọng và yêu cầu phải có quy trình quản lý chuẩn đối với công ty vận tải.
Thực trạng chung về quản lý sự cố của vận tải Việt Nam
Xong, thực tế hiện nay cho thấy không phải công ty vận tải nào cũng có quy trình quản lý sự cố một cách chặt chẽ và hiệu quả, đặc biệt là các đơn vị vận tải có quy mô vừa và nhỏ, còn hơi hướng quản lý thủ công, không có quy trình cụ thể và chưa chuyển đổi số. Phần lớn cũng do đặc thù của ngành vận tải đa phần còn khá thủ công với việc quản lý bằng sổ sách, bằng excel… nên việc quản lý còn khá rời rạc và chưa có tính hệ thống. Thông tin không được lưu trữ đầy đủ hoặc dễ dàng bị thất lạc, chính vì vậy công tác quản lý xe nói chung cũng như quản lý sự cố nói riêng còn gặp rất nhiều khó khăn và chưa được hiệu quả.
Thấu hiểu được vấn đề này, với tư cách là một đơn vị cung cấp giải pháp quản trị vận tải, CETA đã nghiên cứu và hoàn thiện thêm tính năng quản lý sự cố trên hệ thống của mình.
Nói về tính năng quản lý sự cố, vốn dĩ trên hệ thống của CETA gần như đã có sẵn tính năng này trên web rất lâu trước đó. Tuy nhiên còn khá sơ khai và chưa đầy đủ thông tin. Một phần lý do vì giai đoạn trước CETA chủ yếu tập trung vào hoàn thiện các tính năng quản lý vận hành. Và đến thời điểm hiện tại, sau khi đã triển khai thực tế tại rất nhiều đơn vị vận tải, CETA nhận thấy rằng ngoài việc quản lý chặt chẽ về mặt vận hành liên quan đến đơn hàng, chuyến xe, doanh thu, chi phí chuyến thì việc quản lý về xe, tài xế và các hoạt động xung quanh liên quan đến kỹ thuật, sửa chữa cũng vô cùng quan trọng và có nhiều vấn đề cần hoàn thiện để các hạng mục này được quản lý một cách có hệ thống hơn.
Chính vì vậy, CETA đã tập trung hoàn thiện tính năng này trên cả web điều hành và app tài xế.
Trên web điều hành
Tại trong module tài xế, CETA bổ sung thêm mục sự cố. Tại trong phần sự cố này, đơn vị vận tải có thể dễ dàng nhập các thông tin về sự cố xảy ra, xe, tài xế, thời gian, địa điểm, chi tiết các thiệt hại, trạng thái xử lý…. toàn bộ các thông tin này sẽ được lưu chi tiết trên hệ thống và lưu trữ tại trong thông tin chi tiết của từng xe, từng tài xế. Chính vì vậy, thông tin sẽ được quản lý một cách có hệ thống và chặt chẽ. người dùng có thể tra soát lại hoặc trích xuất thông tin bất cứ khi nào cần.
Thông tin sự cố
Cách nhập thông tin sự cố
Thông tin sự cố được lưu trữ trong thông tin chi tiết của xe
Thông tin sự cố được lưu trong thông tin chi tiết tài xế
Trên App tài xế
Sự cố xảy ra thường sẽ luôn gắn với một tài xế, một xe nhất định. Chính vì vậy, trên app tài xế cần thiết phải có hạng mục này, chính vì vậy, đây là tính năng CETA tập trung hoàn thiện để đưa lên hệ thống của mình.
Tại trên app tài xế, trong mục thông tin chung, hạng mục sự cố chứa toàn bộ các thông tin sự cố đã xảy ra gắn với tài xế. Chia thành các trạng thái: Chưa xử lý, đang xử lý, đã xử lý một cách chi tiết. Tài xế hoàn toàn có thể tự kiểm soát được toàn bộ những thông tin sự cố này.
Ngoài ra, trong trường hợp có sự cố phát sinh, tài xế chỉ cần chụp ảnh trong phần sự cố, thì hệ thống sẽ tự động tạo ra một phiếu thông tin, có thời gian xảy ra sự cố. Ngay khi đó, trên web điều hành sẽ nhận được thông tin này và người phụ trách quản lý sẽ có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin và trạng thái.
Như vậy, mỗi tài xế đều có thể tự quản lý được thông tin các sự cố phát sinh trong quá trình hoạt động của mình.
Nhà quản trị khi cần rà soát, tổng hợp thông tin cũng rất đơn giản vì dữ liệu đã được lưu trữ sẵn trên hệ thống, trong thông tin từng xe, từng tài xế.
Thông tin được kiểm soát một cách có hệ thống hơn, như vậy sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng có thể tính toán được về phương hướng, kế hoạch phát triển, lịch sửa chữa, bảo dưỡng, tình trạng khấu hao xe…. từ đó lời giải cho bài toán tối ưu vận hành đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Đăng ký CETA ngay để tối ưu hoạt động của đội xe doanh nghiệp bạn.
