Quản lý công nợ là công việc thường ngày ở tất cả các doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng để đảm bảo thanh khoản và duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy việc nhận thức được tầm quan trọng của quản lý công nợ và có những biện pháp để quản lý công nợ hiệu quả là thực sự cần thiết.

Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ chính là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.

Vậy quản lý công nợ trong kinh doanh vận tải chính là việc ghi nhận, theo dõi các khoản cước phí vận chuyển phải thu từ phía khách hàng (chủ hàng) và các khoản phải thanh toán cho đối tác (thầu phụ…). Từ đó kiểm soát chặt chẽ về doanh thu, chi phí để tối ưu hoạt động vận tải của doanh nghiệp.

Phân loại công nợ

Doanh nghiệp vận tải cần chú ý các loại công nợ sau:

Các khoản phải thu từ khách hàng (chủ hàng): Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.

Các khoản phải trả: Đây là các khoản tiền liên quan đến vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ…phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua, đã sử dụng nhưng chưa thanh toán.

Các khoản phải thu, phải trả khác:

• Các khoản phải thu khác: phải thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như: giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng…đã được xử lý bồi thường.
• Các khoản phải trả khác: phải trả công nhân viên, phải nộp Nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân…

Các khoản tạm ứng: Là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt (Tài xế tạm ứng khi thực hiện vận chuyển).

Yêu cầu về quản lý công nợ

Đối với các khoản phải thu

Cần hạch toán một cách chi tiết, rõ ràng đối với từng đối tượng, từng khoản nợ và từng lần thanh toán.

Tích cực theo dõi, kiểm tra và đôn đốc việc thu hồi nợ để tránh bị tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa, lâu ngày.

Để giải quyết các công nợ lâu ngày khó đòi, cần đảm bảo có đầy đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Nhà nước như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ cùng với các bằng chứng xác thực về số nợ thất thu.

Cần xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này.

Đối với các khoản phải trả

Cần hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng khoản phải trả.

Các khoản chiết khấu thanh toán giảm giá hàng hóa của người bán, người cung cấp phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản phải trả có liên quan.

Quy trình quản lý công nợ trên CETA

Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp, kế toán quản lý tạm ứng chủ yếu trên excel. Xong hình thức quản lý này đã không còn phù hợp, yêu cầu cần thiết là phải có một công cụ quản lý đồng bộ và hiệu quả. Để đáp ứng nhu cầu này, CETA đã hoàn thiện tính năng quản lý công nợ trên hệ thống. Hãy cùng tìm hiểu quy trình quản lý công nợ trên CETA như thế nào.

Công nợ phải thu

Đối với công nợ phải thu, yêu cầu cần hạch toán một cách chi tiết, rõ ràng đối với từng đối tượng, từng khoản nợ và từng lần thanh toán.

Vậy hệ thống sẽ hỗ trợ như thế nào? Với nhứng đơn vị sử dụng CETA, trên hệ thống đã có sẵn danh mục khách hàng, theo đó CETA sẽ thống kê công nợ bằng cách cho phép người dùng nhập công nợ ban đầu theo từng khách hàng lên hệ thống, từ đó khi phát sinh cước phí vận chuyển tương ứng với trạng thái thanh toán, công nợ sẽ được tiếp tục ghi nhận và thống kê theo từng đơn hàng cụ thể.

Khi người dùng cập nhật trạng thái thanh toán hoặc cập nhật công nợ, hệ thống sẽ tự động sinh phiếu thu cho từng lần thanh toán. Thu với khách hàng nào? tổng số tiền thanh toán là bao nhiêu? Từ đó tự động thống kê số tiền cần thanh toán hoặc số tiền đang tạm ứng còn lại theo từng khách hàng. Số tiền thanh toán này sẽ được hệ thống cập nhật cho cước vận chuyển của các đơn hàng theo thứ tự thời gian trước đến sau nếu người dùng không lựa chọn cụ thể là thanh toán cho đơn hàng nào.

Từ đó người dùng sẽ quản lý được một cách chi tiết về tất cả các khoản phải thu, các khoản công nợ đến hạn, hay các khoản nợ lâu ngày chưa thu được để có giải pháp giải quyết kịp thời.

Công nợ phải trả

với các khoản phải trả, cũng cần hạch toán chi tiết từng khoản phải trả một cách  đầy đủ, chính xác rõ ràng các nghiệp vụ, từng đối tượng.

CETA cho phép người dùng thiết lập sẵn các khoản nợ đối với từng đối tượng (đối tác vận tải, nhà thầu…) trên hệ thống. Sau mỗi lần thanh toán hệ thống sẽ tự động sinh phiếu chi, đối tượng chi là ai? tổng chi bao nhiêu? Từ đó sẽ theo dõi được một cách chặt chẽ về số tiền còn nợ cần thanh toán, thời hạn phải thanh toán công nợ cho đối tác, nhà thầu…

Tất cả những nghiệp vụ về quản lý các khoản phải thu, các khoản phải trả  sẽ được xử lý hoàn toàn trên hệ thống, giúp cho đơn vị vận tải quản lý được một cách đồng bộ các nghiệp vụ xoay quanh việc quản lý hoạt động kinh doanh vận tải của doanh nghiệp mình. Người quản lý sẽ chủ động hơn trong việc nắm bắt về các khoản công nợ, hay nói rộng hơn là tình hình tài chính của công ty để từ đó có những quyết định kinh doanh kịp thời.